Produktivität ist der Schlüssel. Ohne Produktivität kein Fortschritt. Zuallererst müssen wir die Ziele erkennen, auf die wir hinarbeiten, und unser Handeln danach ausrichten. Um so erfolgreich wie möglich zu sein, müssen wir versuchen, unsere Zeit und unser verfügbares Geld so sinnvoll wie möglich einzusetzen.
Produktives Arbeiten bezeichnet das Verhältnis von Aufwand zu Ertrag, die je nach Job und Tätigkeitsfeld variieren. Bei Arbeitnehmern entspricht der Input meist der Arbeitszeit oder Aufwand. Um die Produktivität zu steigern, kannst du den Output bei gleichem Input erhöhen oder den Input reduzieren, ohne den Output zu verringern.
Was ist Zeitmanagement?
Zeitmanagement bezieht sich auf die Fähigkeit, die Zeit effektiv und effizient zu nutzen, um Aufgaben und Ziele zu erreichen. Es geht darum, die Zeit so zu organisieren, dass man produktiv und erfolgreich sein kann, ohne sich dabei überfordert oder gestresst zu fühlen.
Ein wichtiger Bestandteil des Zeitmanagements ist die Priorisierung von Aufgaben. Man sollte sich darauf konzentrieren, die wichtigsten und dringendsten Aufgaben zuerst zu erledigen und unwichtige oder weniger wichtige Aufgaben aufzuschieben oder zu delegieren. Das Vermeiden von Zeitverschwendung ist ein weiteres wichtiges Konzept im Zeitmanagement. Das bedeutet, dass man sich auf das konzentrieren sollte, was wichtig ist.
Zeit einplanen - Wofür braucht man eigentlich Zeitmanagement?
Zeitmanagement ist ein wichtiger Bestandteil des Alltags und kann sowohl beruflich als auch privat von Nutzen sein. Es geht vor allem darum, seine Zeit effektiv einzuteilen und Aufgaben so zu planen, dass man keine Zeit verschwendet und dennoch alles erledigen kann. Zeitmanagement hilft dabei, Struktur in den Tag zu bringen, Prioritäten zu setzen und die Produktivität zu erhöhen. Es ist besonders hilfreich für Menschen, die viel zu tun haben und oft das Gefühl haben, keine Zeit für alles zu haben. Es kann aber auch hilfreich sein, um Stress zu reduzieren und den Überblick zu behalten. Durch Zeitmanagement kann man auch besser seine Ziele und Pläne verwirklichen. Ohne eine strukturierte Planung kann es passieren, dass man nur noch von einer Sache zur nächsten springt und am Ende des Tages das Gefühl hat, nichts wirklich erreicht zu haben. Es ist also wichtig, seine Zeit zu managen und sich bewusst zu machen, was man erreichen will und welche Aufgaben dabei wichtig sind. Zeitmanagement kann somit dazu beitragen, ein produktiveres und stressfreieres Leben zu führen.
4 Methoden für mehr Produktivität
Mit diesen 4 bekanntesten Zeitmanagement Methoden und Tipps verschaffst du dir mehr Produktivität:
1. Die Ivy Lee Methode
Als Produktivitäts-Experte hat Ivy Lee eine Methode erarbeitet, um mehr Wichtiges zu schaffen, anstatt Zeit zu vertrödeln.
Die Ivy Lee Methode kann man in fünf Grundschritte einteilen:
- Schreibe am Ende eines Arbeitstages die sechs wichtigsten Aufgaben für den nächsten Werktag auf einer Liste nieder.
- Priorisiere diese Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit. So hast du für den nächsten Tag schon einmal eine klare Übersicht, was alles ansteht.
- Arbeite am nächsten Tag so lange an der ersten Aufgabe, bis du sie abgeschlossen hast. Konzentriere dich nur auf diese eine Aufgabe und lasse die anderen Aufgaben erst einmal außer acht.
- Hast du eine Aufgabe erledigt, aktualisiere deine Liste: Gibt es neue Aufgaben, die dazukommen? Können Aufgaben gestrichen werden?
- Ist deine Liste überarbeitet, beginne mit der obersten Aufgabe auf deiner Liste und arbeite mit höchster Konzentration.
Führe diesen Ablauf bis zum Ende des Tages fort. Was dann noch nicht erledigt werden konnte, hat für den nächsten Tag die oberste Priorität. Alle weiteren, neu dazu gekommenen Aufgaben schließen an die Aufgaben an und vervollständigen die Liste für den nächsten Werktag.
2. Die Zwei Minuten-Regel
Um produktiver arbeiten zu können, ist Selbstmanagement ein wichtiger Aspekt.
Die „2-Minuten-Regel“ gehört zu den Werkzeugen des Zeitmanagements und dient dazu, kleine, aber wichtige Aufgaben nicht ständig aufzuschieben. Diese Regel ist aufgrund ihrer Einfachheit und die sofortige Umsetzbarkeit sehr beliebt.
Alles, was man in zwei Minuten oder weniger abarbeiten kann, wird sofort erledigt. Es wird auch sofort erledigt, wenn die Aufgabe nicht die höchste Priorität hat. So hat man sie ganz einfach aus den Füßen und sie direkt abgehakt.
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3. Outsourcing
Beim Outsourcing übernehmen externe Dienstleister bestimmte Aufgaben oder firmeninterne Abläufe. Dabei wird eine bestimmte Expertise benötigt, die innerhalb des eigenen Unternehmens nicht vorhanden oder zu teuer ist. Man erbringt also die Leistung nicht selber, sondern lässt sich diese von einem externen Dienstleister liefern.
Vorteile von Outsourcing:
- höhere Produktivität
- Kostenreduzierung
- Zeitersparnis
- Es müssen keine Mitarbeiter eingestellt werden
- geringeres Risiko
- Testen neuer Abläufe
- Qualitätsverbesserung
- mehr Zeit für Kernkompetenzen
Oft steht der Aufwand, den man betreiben müsste, um sich die Fähigkeiten der Aufgaben anzueignen oder die benötigten Gerätschaften dafür zu besorgen, in keinem Verhältnis zum Aufwand, einen externen Dienstleister mit an Bord zu holen. Und auch, wenn sich viele Unternehmen dazu entscheiden, alle Aufgaben selbst zu übernehmen, ist es nicht selten der Fall, dass die Qualität darunter leidet. Häufig kommt es also dazu, dass es günstiger und qualitativ besser ist, sich Unterstützung von außerhalb zu holen.
4. Die Getting-Things-Done-Methode
Die GTD-Methode ist ein Zeitmanagement- und Produktivitäts-System. Diese Methode hilft dir, deine Aufgaben effizienter und stressfreier zu erledigen.
Das Grundprinzip der GTD-Methode ist die schriftliche Organisation und Erfassung deiner Aufgaben, die du zu erledigen hast. Durch das Niederschreiben dieser, bist du auf der sicheren Seite nichts mehr zu vergessen und macht dir den Kopf für andere Dinge frei.
Die Getting-Things-Done Methode kann in fünf Schritte eingeteilt werden:
Sammeln
Alle Aufgaben und zukünftige Termine werden gesammelt. Hierfür stehen dir sogenannte Ordnungssysteme, wie Eingangskörbe zur Verfügung. Diese sind digital, aber auch analog abrufbar. Beim Allerersten Mal ist der erste Schritt sicherlich sehr aufwändig und kann auch eine längere Zeit beanspruchen. Hast du deine Eingangskörbe allerdings einmal sortiert, wirst du diesen meist in wenigen Minuten abhaken.
Verarbeiten
Gehe deinen zuvor erstellten Eingangskorb durch und sichte alle deine ToDos. Hier solltest du eine Einteilung vornehmen, ob du beispielsweise die Aufgabe selber übernehmen kannst oder nicht und in wie vielen Schritten du diese bearbeitest.
Organisieren
Alle ToDos, die du dir zugeordnet hast, sollten weiter bearbeitet werden. Trage deine Termine in den Kalender ein, lege Projekte auf eine Projektliste und erstelle eine Nächste Schritte Liste.
Durchsehen
Nachdem du dir eine gute Übersicht über all deine Aufgaben erarbeitet hast, ist es wichtig diese Übersicht regelmäßig zu überarbeiten und zu sichten. Deine Ordnung sollte zu jedem Zeitpunkt aktuell und nicht veraltet sein. So kannst du auch deine nächsten ToDos und Tage besser planen.
Erledigen
Um deine Priorisierung festzulegen und zu entscheiden, was du als nächstes erledigen möchtest, ist es wichtig folgende Kriterien zu berücksichtigen: Kontext, verfügbare Zeit, verfügbare Energie und Priorität. Sind diese vier Kriterien geklärt, ergibt es sich von alleine, welche Aufgabe du als nächstes von deiner Liste streichst.
Zeitmanagement ist eine der wichtigsten Fähigkeiten, die man im Leben erlernen kann. Eine gute Zeitmanagement-Strategie kann uns helfen, unsere Ziele zu erreichen, unseren Stress zu reduzieren und uns mehr Freiheit und Kontrolle über unser Leben zu geben. Wenn wir in der Lage sind, unsere Zeit effektiv zu nutzen, fühlen wir uns produktiver, motivierter und zufriedener mit unserem Leben. Wir haben mehr Zeit für die Dinge, die uns wichtig sind, sei es unsere Karriere, unsere Hobbys oder unsere Beziehungen. Zeitmanagement ermöglicht uns, das Beste aus unserem Leben zu machen und gibt uns die Chance, das Leben zu führen, das wir uns wünschen.
