Als Unternehmen ist es wichtig, eine gute Kundenkommunikation zu pflegen. Denn nur so können Kunden zufrieden gestellt werden und langfristige Kundenbeziehungen aufgebaut werden. Doch wie sieht eine richtige Kundenkommunikation aus?
Zunächst einmal ist es wichtig, dass man als Unternehmen auf die Bedürfnisse und Wünsche der Kunden eingeht. Das bedeutet, dass man sich Zeit nimmt, um auf Anfragen und Beschwerden zu reagieren und diese ernst nimmt. Eine schnelle und freundliche Antwort auf Anfragen und Beschwerden ist hierbei besonders wichtig.
Des Weiteren sollte man als Unternehmen eine klare und verständliche Sprache verwenden. Fachbegriffe und komplizierte Formulierungen können Kunden abschrecken und dazu führen, dass sie das Interesse an einem Produkt oder einer Dienstleistung verlieren. Eine einfache und verständliche Sprache ist hierbei von Vorteil.
Egal, welche Wege du zur Kommunikation nutzt, es gibt gewisse Regeln, die du unbedingt einhalten musst.
Die richtige Kundenkommunikation
Ein zufriedener Kunde ist so etwas wie eine Lebensversicherung. Denn er kommt wieder und empfiehlt dich weiter. Und ob ein Kunde zufrieden ist, hängt stark davon ab, wie gut du mit ihm kommunizierst. Wir nennen dir hier sechs essenzielle Grundsätze:
Die 6 Grundsätze
Sei zuvorkommend
Wenn der Kunde dir jede Information aus der Nase ziehen muss, ist das sehr nervenaufreibend. Versuche stets der aktivere Part zu sein – auch, wenn der Kunde dich anspricht. So fühlt sich jeder Kunde verstanden und gut aufgehoben.
Sei über so viele Kanäle wie möglich erreichbar
Telefon und E-Mail sind Standard. Noch besser sind ein Live-Chat sowie eine aktive Social Media Präsenz. Je nach Dienstleistung ist sogar SMS oder WhatsApp sinnvoll.
Sei schnell
Ein Kunde darf niemals länger als 48 Stunden auf eine Rückmeldung warten. Je schneller, desto besser. Einzige Ausnahme sind Briefe. Doch auch hier sind drei bis fünf Tage das Maximum.
Simple Ausdrucksweise
Du hast einen Kunden und keinen Fachmann vor dir. Deswegen: Sei so einfach wie möglich. Du musst immer von den dümmsten Menschen der Welt ausgehen. Aber Vorsicht! Trotzdem darf der Kunde nicht das Gefühl bekommen, dass er ein Idiot ist.
Schaffe eine Einheit
Logo, Wortwahl, Farben, Sprache (am Telefon). All das muss stimmig sein. So schaffst du Wiedererkennungswert und Vertrauen beim Kunden. Sofern alles einheitlich ist, fühlt er sich wohl.
Sei persönlich erreichbar
Das heißt nicht, dass du jeden Anruf und jede E-Mail persönlich beantworten musst. Es heißt aber, dass jeder Kunde das Recht hat, mit einem Menschen zu sprechen, wenn er deine Firma kontaktiert. Standardformulierungen wirken immer unpersönlich und kommen niemals gut an.
Insgesamt lässt sich sagen, dass eine richtige Kundenkommunikation aus verschiedenen Faktoren besteht. Eine schnelle und freundliche Reaktion auf Anfragen und Beschwerden, eine klare und verständliche Sprache, eine positive Ausstrahlung und ein offenes Ohr für Kundenanliegen sowie eine transparente und ehrliche Kommunikation sind hierbei besonders wichtig. Wer diese Faktoren berücksichtigt, kann eine erfolgreiche Kundenkommunikation aufbauen und langfristige Kundenbeziehungen pflegen.
